どうもこんにちは！ムーチョです。
さて今回からさっそく「PowerPointスキル編」を始めていきましょう！
分量が多くなったら分割してアップロードしていくつもりです。
１ PowerPointとは？
まず、PowerPointとは一体何なのでしょうか？
このブログを見て下さっている皆さんなら知っている方も多いとは思いますが、
ズバリ「プレゼンテーションをする際に使う資料を作るためのアプリケーション」です。
「プレゼンテーション」って、そもそも何だったっけ？
Wikipediaによると…プレゼンテーション (英: presentation) とは、聴衆に情報を提示して、理解を得るようにするための情報伝達手段である。 特に視覚情報が重視され、視覚情報伝達手段の一種と定義されている場合もある。 日本語ではプレゼンと略称されることも多い。
要は、「図やグラフを使って自分の伝えたいことを相手（複数）に理解してもらうための手段」なのです。
「定義をウンタラカンタラ言われんでも、わかっとるわ」とか、「そこ重要？」と思う方もいるかもしれませんが、ハッキリ言いましょう！
「定義や背景は重要です」
なぜ僕がこんなにも強調して、ちょっと考えれば誰にでもわかるようなことを口酸っぱく言っているのかというと、それにはきちんと理由があります。
プレゼンの資料を作っているうちに、プレゼンを作ることに夢中になり過ぎて、最終的にこのプレゼンで自分が何を伝えたかったのかわからなくなるような資料になっていることが往々にして発生するからです。
僕も今までに大学の研究発表や現在の仕事で成果を報告するための資料を作る際に、何度も同じことを繰り返していました。
「PowerPointとはあくまでプレゼンを補佐するための
手段であって、目的ではない」
このことを頭に置いておきさえすれば、「自分は何をこの資料で伝えたくて、どうしたら相手はわかりやすいのか？」と自ずと考えるようになり、グッと良い資料に近づくはずです。
- PowerPointとは、プレゼンの際に使う資料を作るツールである
- プレゼンとは、図表を使い相手に自分の伝えたいことを理解してもらうための手段
- PowerPointとはあくまで手段であって、プレゼンの目的ではない
１．１ PowerPointを使う目的
さて、PowerPointは相手に伝えたいことを理解してもらうために、図表を使って伝えるための（プレゼン作成の）ツールだということはわかりました。
具体的に図表を使ったプレゼン資料を作成するにはPowerPoint意外にも代表的なもので、MacのKeynoteやAdobeのIllustraterなど、世の中にはたくさんのツールが存在します。
左からPowerPoint、Keynote、Illustratorのロゴです。
では、PowerPointでなければならない理由はあるのでしょうか？
端的に言うと、答えは「No」です。
先程もありましたが、PowerPointはあくまでプレゼン（相手に物事を伝える）のための手段です。言い換えれば、別にプレゼンをする際に相手に言いたいことが誤解なく伝わりさえすれば、手段は何でもいいのです。
「Keynoteの方がPowerPointよりも優れている」だの、「大学でAdobeが使えるし、PowerPointよりもキレイに仕上げれる」だの書かれている記事を見ることがありますが、前述したように私としては「そこは重要ではないので、自分の環境や使いやすいものを使えばいいのでは。」と思っています。
ですが、各ソフト自身に得手不得手はあるものです。しかし、やりたいことが最終的にできるのであれば無問題です。
「このKeynoteの機能がないと、言いたいことがうまく伝わらない。だからKeynoteを使うしかないんだ…」なんて状況はほとんどないでしょう。
ただし、ことIllustrator vs PowerPoint＆Keynoteでは少し起こり得るかもしれませんが…。元々Illustratorはプレゼン作成ツールではないので。
ではIllustratorはどんな場合に使うのがいいのでしょうか？
Illustratorは通常のJPEG画像等に採用されるような「ドットマップ画像」ではなく、「ベクトル画像」という方式を採用しています。
これは簡単に言うと、画像をドット（点）で表現しているのか、線で表現しているのかという違いがあります。（詳しくは違うのですが、イメージしてもらいやすくするためにこの表現にしています。正確にはベクトル画像は線の情報をパラメータで定義しています。）
点群でできている画像を拡大していくと画像が荒くなり、ジャギジャギに見えます。（スマホ等で画像を拡大すると画像が荒くなっていることを確認できように、意外と皆さんは見慣れた現象なのではないかと思います。）
しかし、線で定義してあるベクトル画像は、いくら拡大しても画像が荒くならないという特徴を持っています。
試しにPhotoshop（PowerPointやKeynoteと同様ドットマップ画像を採用しています）とIllustratorの丸を拡大した画像を比較してみましょう！その違いは一目瞭然ですね！
ドットマップ画像はジャギ（ギザギザ）がわかるのに対し、ベクトル画像は拡大してもギザギザしてないですよね。
よって、A0等で拡大印刷をすることの多いポスターセッションでのポスター資料等の作成には非常に向いていると言えます。
ちなみに、PowerPointで上記のような丸を作成して拡大してみても全然ギザギザにならないじゃないかと思われる方もいるかもしれません。
正解です。
実際にはこのギザギザは印刷物にする際に顕著に現れます。そのため、印刷した冊子を配るだとか、ポスターのように拡大しないということであれば、特にIllustratorでベクトル画像を使って作成する必要はないです。
先程も述べましたように、目的は言いたいことを伝えることですので、上記のベクトル画像に囚われすぎる必要は無いですよ。PowerPointでもA0サイズの資料は作れますし、印刷した際にギザギザが発生するということを念頭に置いて、なるだけそのギザギザが発生しないように工夫しようというなら全然問題は無いと思います。
もしPowerPointで作ったポスターの文字や枠のギザギザ感が視認性を妨げ、集中してもらいたい内容に目が行かない可能性があるのであれば、Illustratorを使うことを当然オススメはしますよ。
何度も言いますが、伝えたいことが伝わらない（伝わりにくい）のであれば、それは手段を変える必要があると思います。
さて、Illustratorはそのへんにして、「じゃあ、残りのPowerPointとKeynoteの違いはある？」と思ってる方もいらっしゃるのではないのでしょうか？
ぶっちゃけ「PowerPoint」と「Keynote」に大差はないです。
この２つは元々プレゼン用のソフトとして開発されたため、単に図表を載せるだけでなく、アニメーションも追加でき、動きを交えて情報をよりわかりやすく伝えることに長けています。
その中でも今回僕がPowerPointについてお話するのは理由があります。
一般の企業において、デザイン部署でも無い限り基本的に使われているパソコンはWindowsがほとんどではないかと思います。そしてMicrosoftのOffice製品が入っているのではないでしょうか？そう、PowerPointもこのOffice製品の中に含まれているため、採用している企業が多いはずです。
要は大多数の人が使っているWindowsのOffice、もといPowerPointの方が、企業間でも資料のやり取りの際に、文字化け・スタイル崩れが発生せずに正しく情報を読み取れると思ったからです。
Keynoteで作ったものをPDFファイルにして渡せば問題ないだろう、と思う人もいるかもしれませんが、もちろんそれでもかまいません。ただ、その場合、アニメーション等は付与できないので注意が必要です。
以上のような理由からPowerPointを今回ピックアップしてスキルを伝えていきたいと思います。
- プレゼン作成ツールはPowerPointでなくても、自分の伝えたいことが伝わる資料さえ作ることが出来れば、どんなソフトでもいい。
- スライド資料を作るならPowerPointかKeynoteを、ポスター資料ならIllustraterがオススメ
- PowerPointはOffice製品に含まれるため、様々な企業で採用している確率が高く、文字化けや構成ズレなどが起こりにくいのでオススメ
１．２ スライド作成時の注意点
では、実際にスライドを作成していく際にはどのような点に注意すればいいのでしょうか？
私は普段から上司に以下のようなことを言われます。
「スライド作成に時間をかけ過ぎるな、けど見た目は重要だからな！」
皆さん、これどういうことかわかりますか？
僕は普段、設計屋さんが書いてきた図面をシミュレーションして、その結果から対策案を考えてフィードバックする、という業務を行うことが多いです。しかし、日々の業務の中では対策案を説明するための資料を作るよりも、この対策案自身を考えることの方が重要であり、時間を割きたい部分なのです。
私は理系で会社に入社しており、資料をキレイに作ることに時間をかけるよりも、技術的考察を用いてもっと早く、安く、効率的な形状なんかを提案できることの方が会社も望んでいることなのではないかと思っています。
ですが、だからと言ってキャプチャーを１、２枚撮って、口だけで説明するだけだと伝わらないことも多々あります。
それが自分をマネジメントしてくれている上司以上の課長・次長・部長級にもなると、なおさらです。なぜなら普段の自分の仕事っぶりを完全に把握できていない可能性もあるため、背景からストーリーを通して話さないと全然理解してもらえないからです。
よって、このなんだか矛盾しているかのようなことを私達はやっていかなければならない、と私の上司は言っているのです。はじめは「そんなん無理やろ…。キレイに作るんやったら時間はかかるし…」と思っていたのですが、よく考えればそこまで難問というわけでもないのです。
私が出した答えは、
「キレイな見た目のスライドを、時間をかけずに作れればいいじゃん！」、と…
それができれば苦労はしねぇよ
そう思われる方も多いことでしょう。
しかし、それって普段からポイントを意識して作っていけば、そんな大変なことではないのです。
こんなこと言ったら怒られるかもしれませんが、要は慣れなんです。
そしてそのポイントの数って何百もあるわけではないのです。
重要なことは実際には１０個ぐらい。そして、その１０個をすばやく達成するための機能がPowerPointには十分に備わっています。（例えばショートカットキーとか…）
ということで、今回私はこんな目標を立てました！
１００％完璧なスライドを作るのにかかる時間を１００％とした時、完成度を８０％、時間を５０％でできる資料作成スキルを皆さんに伝えていきたいと思います。
最後までこのブログを見ていけば、必ずやこの目標が達成できるようになっていることでしょう！
みんな、がんばるぞぃ！！
ちなみに、実際には学会等や大勢の前で講演会などをやる場合もあるかもしれません。そんな時はさすがに８０％の資料ではなく１００％の資料を作る必要がありますよね。
ですが、ご安心を！そんな要望にも答えられる内容にしていきますので、乞うご期待を！
１．３ スライド作成のポイント９か条
最後に、プレゼン作成資料のポイント９か条を、もう最初にお教えします。
今後お伝えしていく内容はすべてこの９か条のどれかの項目含まれる…はずです…笑
まずは全部一気に覚えなくても構いませんので、このブログを全て読み終える頃には、自然と意識できるようになることを目指しましょう！
- 自分が伝えたいことが何のか、１００％自分自身で理解できているか確認
- このプレゼンを誰に理解してもらいたいのか、聞き手は何を知りたいと思っているのかを理解
- 背景から結論までの話の流れはつながっているか確認
- 本筋と関係のないことは書かない（時間内で説明を終わらせることを意識）
- 誤解されない文章にすること
- 建蔽率が高くなりすぎないこと
- 会場のサイズを考慮して、文字サイズを決定すること
- 資料作成は、常に時短できる工夫はないか模索すること
- 印刷する側のことも考えた色使いを意識すること
では、次回からはこの９か条をもう少し詳しく見ていきましょう！
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