プレゼンで誰に何を伝えたいの？

どうも、ムーチョです！

さて、前回スライド作成のポイント9か条が明らかになりましたね！

おさらいでもう一度載せておきます！

PowerPointを使ったプレゼン作成の9か条

ということで今回はこの9個の内容の中からⅠ、Ⅱについてもう少し詳しく紹介していきたいと思います！Ⅲ以降は次回以降説明していきたいと思います！

Ⅰ．自分が伝えたいことが何なのか、100％自分自身で理解出来ているか確認

前回、プレゼンで一番重要なことは、相手に自分の言いたいことを誤解なく伝え、理解してもらうこと、とお伝えしてきました。

基本的にスライドを作り始める際には、皆さんは何かしらの言いたいことがあったはずなんですけど、スライドを作っているうちに、言いたいことが少しずつズレてきて、結局自分が何を伝えたかったのかわからないスライドになっている、な～んてことはありませんか？

僕も今までに何度も同じような経験があります。

でも作り方を変えれば結構簡単に解決します。

それは…「①結論を口に出して一文で言う」。これだけです。

あまり深く考えないで下さい。

「私は何個か言いたいことがあるんだけど？」と思う方もいるかもしれません。

でも、何個かある伝えたいことを正確に全部伝えるのは初心者にはけっこう難しいことだったりするんです。

結構な確率で聞いている側は、

「で、結局言いたいことは何だったの？」

となることが多いです。

なのでまずは言いたいことが何個かあったとしても、「その何個かから導き出される言いたかったまとめはこれだ！」というものを考えてみて下さい。

一文で言いたいことを考えてみると、自ずと「あれ、これって本当に自分が言いたかったことなんだったっけ？」と自問自答することができます。これが出来ると自分自身で自分の言いたいことを100％理解できるようになってきます。

次に、「②スライドを作り始めて最初に結言（最後のまとめ）のページを作って、先程考えた一文を書く」ということを行って下さい。

もうね、これが出来れば言いたいことがブレることはありません。

だって、最初に結言を決めて書いておけば、途中で筋道がズレていった時でも、結言のページにたどり着いた時、ストーリーがつながってないことに自分で気づいて修正することができるからです。

ぜひ皆さんもスライドの一番最初から作り始めるのはではなく、結言に言いたいこと一文を最初に書くというこの方法を試してみて下さい。

上級者のための発展編

さて、ちょっと上級者向けの人のために発展版をお伝えします。

理系の人はプレゼンを作る際、先程の①と②の間に「①’言いたい内容の図やグラフを決めること」をオススメします。

言いたいことを決めた後は、その言いたいことを表している図やグラフ等の結果さえあれば、もう他のスライドなんかいらないぐらいです。（ちょっと大袈裟ですが、過言でもありません。）

データ（裏付け）と言いたいことが必要十分であれば、まず言いたいことはブレてないでしょう。

たまに「言いたいことは〇〇のように書いてあるのに、これらのデータからそんなこと言えないじゃん」という場合があります。

きちんと「A（結言）→B（データ）」、「B（データ）→A（結言）」の関係が成り立っていることを確認して下さい。

少し話は逸れますが、ビジネスの世界において上司の方々は資料（プレゼンのスライド等）を配られると、まず「題名→結言→背景→内容」という順に見られる方が多いはずです。

なぜこのような順で見ていくのでしょうか？

一番は「忙しくて時間がないから」。

題名と結言だけで内容が理解できるのであれば、中間を見る手間が省けます。それぐらい上司の方は忙しい方が世の中多いのです。

二番目に「先入観にとらわれないため」。

論者のプレゼンを初めから順に聞いていき、すんなり理解出来るということは、その論者はとても素晴らしいプレゼンスキルを持っていると言えるでしょう。

しかし、逆に考えると聞く側は論者の誘導に乗ってしまい、本来指摘しなければいけないことを見つけきれていない、ということもあるのではないでしょうか？

だから上司は、題名と結言の内容からまずもって上司自身の思い描くストーリーラインを組み上げて、論者がそのストーリーに沿って話さなければ自分が理解出来ていない部分だと判断し、その部分について質問する、ということをするはずです。

この部分に関してはプレゼン上級者になってくると上司をうまく説得するためかなり高度な駆け引きが行われている場合があります。

疑問を抱かせないようにプレゼン出来れば論者の勝ちといったところでしょうか。

正直プレゼンをする際にはツッコまれたくない部分も多々あるものです。その部分を以下にして疑問を抱かせずに説明できるかということも仕事を進めていく上では重要なスキルですね。

Ⅱ．このプレゼンを誰に理解してもらいたいのか、聞き手は何を知りたいと思っているのかを理解

プレゼンをするということは必ず相手がいます。その方はどのようなポジションの人なのでしょうか。

なぜ僕がこのようなことを言うのかというと、伝えたい相手がどんな人なのかによって、文章や専門用語のレベル、最終的に言わなければいけないことが変わってくるからです。

例えば、小学校３，４年生の子供に、「雹（ヒョウ）が降るのはなぜ？」という題目で夏休みの科学の講演会をすることになったとしましょう。

その際、

「海面で蒸発した水蒸気が上昇気流を生み出して入道雲中を作り出し、その中で水蒸気は冷やされて氷の粒が出来ます。粒同士は上昇気流で何度も舞い上げられる際にぶつかり合って大きさをドンドン大きくしていき、直径30cmぐらいの氷を形成する。その時重くなって溶融出来ずに落ちてきたものがヒョウです。」

と説明されてもどれくらいの子供たちが理解出来るのでしょうか？

おそらく90％の子供が上の空だと思います。

私だったら赤色の漢字は難しいと思うので以下のように説明した方が良いと思います。

「海の表面の水が太陽で温められると小さな水の粒になって空気の中に出てきます。その小さな水の粒を入った空気は暖かいのでお空の高いところまで登っていきます。するとお空の高いところでは富士山のてっぺんみたいに夏でも雪があるくらい寒いです。だから先程の小さい水の粒は冷やされて氷になります。この小さな氷は、みんなが雪だるまを作るみたいに隣の氷とぶつかってドッチボールぐらいまで大きくなっていきます。大きくなると重くたくなるので雲から落ちてきます。そして皆さんがいるこの位置まで溶けずに落ちてきたものがヒョウなんですよ！」

ちょっと説明は長くなりましたが、このくらい噛み砕いて表現してあげたり、絵や模型を使ったりして説明してあげないとほぼ100％わからないと思いますし、子供たちの興味がわかないと思います。

これは子供たちを例にしたのでわかりやすいのですが、仕事においても見失いがちです。

例えば、あなたは理系の部署にいるとしましょう。人事査定のために今年の成果と現状のスキルをA3レポート一枚でまとめ、人事に報告しなければなりません。その際、自分の部署が当たり前のように使っている専門用語を使っていないでしょうか？同じ会社だし、うちらの技術だからこのくらいは人事も知っているだろう、と勝手にたかをくくっていないでしょうか？

おそらくそれ人事に理解されていませんよ！

同じ大卒であったとしても、専門分野が異なればお隣の部署の部長さんでもわからないと思います。ましてや文系の人事の方なんてほぼわかる人はいないのではないでしょうか？（文系の方々を卑下しているというわけではありませんよ！）

内容を理解して良い査定をしてもらうためには、文系の人事にでもわかる言葉で、かつ人事の聞きたい「今年の成果と現状のスキル」を的確に書いている必要があります。

成果を聞きたいのにスキルを書いていたり、その逆もあったり、挙句の果てには専門用語が頻出してたりしてないでしょうか？

もし私が人事だったら、「この人は相手の求めているものに対して的確に答えられる術を持ってない人なんだな」と考えてしまいます。

その先は皆さんもわかりますよね。おそらく良い査定はつかないでしょう。

みなさんもそんなことにはならないように、まずは誰にこのプレゼンをするのかを今一度考えてみて下さい。

僕は理系なのですが、技術報告を部長などの上位陣にする際にはいつも、「高校生にわかるように説明を考える」ということを心がけています。

小学生にもわかるまで平易な文章にするということも、万人に理解してもらうには有用な手かもしれませんが、上記のヒョウの例のように、小学生にまでわかる文にするとかなり説明が長くなってしまします。

先程も述べましたが、会社の上位陣は時間がありません。よって多くの時間はとれないかもしれません。そこでなるだけ短く説明できるようにしようと大学レベルの言葉を使おうとするかもしれませんが、ちょっと待ってください。大学レベルの話になると本当に専門でやってきてない限りは正直学科が同じでもわからないでしょう。

よって、その中間に位置する高校生の知識でわかるようにすることが、一番効率よく上司に説明できる方法だと思っています。

人事であれば中学生レベルまでにしてもいいかもしれません。（文系の方は物理や数学三Cなどをやってない方も多いと思われるので。）

理系であれば上記のことも少し考えてみて下さい。

さて今回も長くなり過ぎたのでこの辺で。

次回は「Ⅲ．背景から結論までの話の流れはつながっているかを確認」から説明していきたいと思います。

ではまた～ノシ