どうも～ムーチョです。
さて、スライド作成のポイント9か条も後半戦です。
一気に駆け抜けていくのでお付き合いよろしくおねがいします。
またいつものごとくおさらいでスライド作成のポイント9か条をもう一度掲載しますね。
PowerPointを使ったスライド作成のポイント9か条
- 自分が伝えたいことが何のか、１００％自分自身で理解できているか確認
- このプレゼンを誰に理解してもらいたいのか、聞き手は何を知りたいと思っているのかを理解
- 背景から結論までの話の流れはつながっているか確認
- 本筋と関係のないことは書かない（時間内で説明を終わらせることを意識）
- 誤解されない文章にすること
- 建蔽率が高くなりすぎないこと
- 会場のサイズを考慮して、文字サイズを決定すること
- 資料作成は、常に時短できる工夫はないか模索すること
- 印刷する側のことも考えた色使いを意識すること
正直このポイント9か条が終わるまでは絵が少なくて申し訳ないです。
ではさっそくいってみましょう！
V．誤解されない文章にすること
これは見たまんまですね笑
特に付け加えることもないとは思いつつも、少し詳しく見ていってみましょう。
誤解されないとはいわゆる自分の意図した内容やイメージを相手がミスリードすることなくイメージできる場合のことですね。
Aという表現があった場合に、Bという理解ができる。しかし、Ｂという表現はAという理解もできるし、Cという解釈もできる場合は相手にイメージをミスリードしてしまう可能性があるので、良い表現ではありませんね。
もっと具体的に見ていってみましょう！
例えば、女さんは男さんに今日食べた「青リンゴ」アイスについて伝えたいとします。
そこで女さんは
ねぇねぇ、最近発売されたリンゴアイスめっちゃ美味しかったよ！
とだけ男さんに伝えたとすると、男さんは
どんな味のアイスだったんだろう？赤リンゴアイス？青リンゴアイス？でも普通リンゴって言ったら赤リンゴのことだよなぁ
と思ってしまい、ここに誤解が生まれてきます。
リンゴとだけ言うと赤リンゴか青リンゴかわからない
このようにリンゴという大きな分類は合っていたとしても本当に伝えたかった青リンゴについては伝えきれていないので、その後の会話がうまく噛み合わないことがあるかもしれません。
この程度のレベルなら後々の会話で誤解を修正しやすいのですが、もっと学術的だったり、難しい議論をしていく場合にはこれはかなり致命的です。
スライドを完成した際には、本当にこの表現で相手はミスリード無しに理解できるかなぁという視点で見直しをしてみて下さい。
Ⅵ．建蔽率が高くなりすぎないこと
「建蔽率」とは、スライド一枚に占める文字や図の割合と言ったところでしょうか。
詳しくは下図を見て下さい。
建蔽率80％で画面が窮屈に見える
このように一枚のスライドの中に情報が詰め込まれすぎて、余白がきちんととれていないがために、まとまりがわかりづらく非常に見にくいスライドになってしまいます。
これは見た目の問題のため、一概に◯%と言えない部分もありますが、だいたい60～70%といったところが落としどころではないかと思います。
よくありがちなのが、情報量は同じだけど、より大きく見せた方がわかりやすいだろうと考えて、画面一杯に拡大して表示してしまうことです。
確かに文字や図解自体は見やすくなるかもしれませんが、全体のまとまりとしては見づらくなっている場合もあるので注意して下さい。
具体的には、まとまり毎に余白を作って見て下さい。
これは非常に有効なスキルになりますので、皆さん意識して余白をとって資料作成をしてみて下さい。詳しくは何回か先の回で紹介したいと思います。
建蔽率約70％で、余白も十分にとられているため、まとまりもあり見やすい
Ⅶ．プレゼン会場を考慮して、文字サイズを決定
プレゼンをするということは、何かしらの会場が用意されているはずです。
ここで言う会場とは、ホールや会議室のような場合だけではなく、単に机を挟んで上司に報告するような状況だったり、四人会議机で27インチのディスプレイを見ながら会議するような状況等も含みます。
主に会場のパターンは上記の4パターンではないでしょうか
つまり、単に会場のサイズだけではなく、その状況（聴衆人数だったり、使える機材だったり、暗い照明下だったり…等）を包括的に表現しているのです。
プレゼンの会場は上記ポイントが組み合わさっている
この会場の状況に合わせて文字サイズを決めることが重要になってきます。
プレゼン中に聴衆が一番ダレる状況ってどんな状況だと思いますか？
まず1つ目は、プレゼンしている人の声が聞こえないという状況です。
プレゼンの資料が見えなかったとしても最悪耳で聞くことができればある程度のことは把握できます。しかしそれさえも聞こえなかったらもう聴衆はお手上げ状態で、皆睡眠に入ることでしょう。
そして2つ目が、プレゼンの画面や資料が見えないことです。
演者が「では、こちらのグラフを御覧ください。」と言った先のグラフとそこに書かれている文字が小さくて見えなかったら、「え、何が書いてあるの？演者が言っていることってどこのこと？」となり、聴者は思考が停止してしまいます。
よって、会場の状況を把握して、聴衆に見て・読める文字サイズにすることはとても重要なことなのです。
では、どの文字サイズが各会場に合っているのでしょうか？
それは、過去その会場で行われた会議や講演会のフィードバックを参考にすることが一番です。
講演会などでは一番後ろの席の視力1.0の人が見える文字サイズを目安にするのが良いと思います。
僕は大きく４つの会場の状況に合わせて4つの文字サイズを予め決めています。
皆さんの会場が私の想定している会場と一致しない場合もあるため、絶対にこれで大丈夫というわけではありませんが、参考程度に見てみて下さい。
文字サイズはこの表を参考にして決めてみましょう！
よく間違いがちなのが、画面サイズが大きくなったから文字ポイントはそのままで、情報をもっと入れようとすることです。
実際には逆なんです。
会場が大きくなればなるほど、画面は多くなくてはいけませんし、見てもらうものはとにかくシンプルにしなければいけません。
高校生クイズの野外ステージの会場を思い出してみて下さい。
何万人っている人の前に表示されるディスプレイはとても大きいものですが、書いてある内容もよりシンプルで文字サイズもより大きいはずです。
野球の電子掲示板も同じですよね。
普通の会議や講演会でも同じです。
大きな会場で、大人数の聴衆で、大きなディスプレイがあるのなら大きな文字とシンプルな文章がとても重要なのです。
文字サイズは資料を書き始める前にしっかりと決めてしまいましょう！
ただし、もしリハーサルをして見づらかった場合は、都度修正するようにしよう！
VIII．資料作成は、常に時短できる工夫はないか模索
これは常に訓練してスキルを磨き続ければ、資料作成のスピードも上がりますし、何よりそのスキルを忘れなくなります。
そうこうしていく内に、こんなことも出来ないかなぁとか、あんなことが出来ればもっと早く作れるのに、とか考えはじめて自分で調べはじめます。
そうすればもうこっちのもんですね！
あなたは立派なPowerPointマスターです！
Ⅸ．印刷する側のことも考えた色使いを意識すること
さて、いよいよ最後になりました。
これまでのスキルだけで相当いいスライドになっていますが、最後に資料を印刷される相手のことも思いやる資料作りを心がけてみましょう。
通常プリンターのインクというのは非常に高価なものです。
会社のプリンターも重要な時しかカラー印刷はさせてもらえず、基本はモノクロ印刷というところも多いのではないでしょうか？
そもそも昨今は環境保全を理由に印刷すらさせてもらえない会社も多いのではないでしょうか？かくゆうウチの会社もペーパーレスがかなり進んでいます。
このように各会社や学校によって、プリンター事情は様々です。
そんな状況の中、もしどうしてもスライドを印刷したいと思った時にスライドの背景に何かしらの色が入っていた場合どうでしょう？
印刷スライド数が多ければ多いほど、かなり多くのインクを使ってしまうことになります。
それはその会社や学校にとってとても負担になりますよね。
背景に色がついてると、その分毎ページインクを大量消費してしまう
また、カラー印刷ができない状況で、下記のようなグラフをモノクロ印刷しなければいけなくなった場合はどうでしょう？
モノクロ印刷ではコントラストが小さい色を使うと判別し難い
このように明度（色の明るさ）が近いものは色の差がつき難く、判別出来ないグラフになってしまいます。
上記のような場合を避けるべく、背景に関しては何か意図的な狙いがない場合、基本的に背景は白色にすること。
モノクロ印刷の場合のことも考慮して、白黒でも把握できるようにパターンや濃淡のついた色使いを心がけること。
モノクロ印刷での具合を確認するには、表示＞白黒で確認できます。
さて、これで以上です。
みなさんお疲れ様でした！
これだけでもぅあなたはスライド作りのマスターです！
９つのポイントで多いなぁと思った方も多いかもしれませんが、とにかく慣れるまでは何回でもこの９か条に立ち返ってみて下さい。
そうすれば次第にこの９か条を見なくても、ここ重要だよね～という箇所を忘れずに作り込んでいくことができるようになるはずです。
みなさんもめげずに頑張ってみて下さい！！！
次回からは、２章の文字に関することに入っていきましょう！
ではまた～～～ノシ
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